43 Sekunden – Das ist die Zeit, die Personalmanager: innen durchschnittlich brauchen, um sich den Lebenslauf eines/r Bewerber/in anzusehen.
Laut einer Studie sind es jedoch deutlich mehr: Circa 2 Minuten pro Lebenslauf.
Das ist nicht viel Zeit für den ersten Eindruck. Ob klassische Papier-Bewerbungsmappe oder digitale Version, wir haben alles Wissenswerte zur Gestaltung Ihrer Bewerbung, inklusive Do´s and Dont´s zusammengefasst.
Funktion der Bewerbungsmappe
Unabhängig davon, ob Sie sich für eine Festanstellung, Teilzeitstelle oder Ausbildung bewerben - Der erste Eindruck zählt. Ihre Bewerbung ist der erste Kontakt zu einem Unternehmen.
Verschiedene Dokumente gehören zu den Bewerbungsunterlagen und sollen Personaler/innen über Motivation, Qualifikationen und Berufserfahrungen informieren. Ihre Bewerbung ist allerdings nicht nur eine Aufzählung Ihrer Qualitäten und Erfahrungen, sondern auch eine erste Arbeitsprobe für Ihr Wunschunternehmen.
Vermeiden Sie Floskeln und Allgemeinsätze die Personaler: innen schon tausendmal gelesen haben, werden Sie kreativ beim Beschreiben was Sie besonders auszeichnet und von anderen Bewerber/innen unterscheidet.
Idealtypische Bewerbungsmappe: Aufbau
Der Aufbau einer Bewerbung ist klassisch strukturiert und lässt wenig Möglichkeit der Kreativität.
Die Reihenfolge der obligatorischen und optionalen Elemente ist vorgegeben:
1. Anschreiben
2. Deckblatt (optional)
3. Lebenslauf
4. Anlagen (Arbeitszeugnisse)
Ein wertvoller Tipp – Achten Sie darauf, dass alle Dokumente dem gleichen Layout folgen, sprich vereinheitlichen Sie Schriftart und -größe, Farben, Formelemente etc., um einen durchgängigen Gesamteindruck zu erzeugen.
1. Anschreiben
Bei einem Bewerbungsschreiben sollte rein formal beachtet werden, dass es übersichtlich gestaltet ist. Für die meisten Personaler/innen gilt: Eine DIN A4 Seite. Das reicht, um ein erstes Interesse zu wecken und um zu zeigen, dass Sie präzise formulieren können, sowie Ihr Anliegen zielgerichtet auf den Punkt bringen können.
In Bezug auf den Inhalt dürfen Sie kreativ werden, der formale Aufbau sollte jedoch klaren Regeln folgen. Eine inhaltlich und formal einwandfreie Gestaltung macht bei potenziellen Arbeitgeber/innen Eindruck und erhöht die Chance persönlich zu einem Gespräch eingeladen zu werden.
Es scheint selbstverständlich – Wichtig zu beachten ist aber, dass das Anschreiben einen regelgerechten Briefkopf mit Absenderangaben, Adressierung, Datum und Betreffzeile aufweist.
Vermeiden Sie den Konjunktiv - Formulierungen mit „könnte“ oder „würde“ deuten Unsicherheit an und sollten Sie nach Möglichkeit nicht verwenden.
Für den Aufbau können Sie sich an dem AIDA-Prinzip orientieren - Attention, Interest, Desire und Action. Damit können Sie Neugier und Interesse an Ihrer Person erreichen, sodass Personaler/innen mehr über Sie erfahren möchten. Schließlich möchten Sie am Ende des Schreibens zum Vorstellungsgespräch eingeladen werden.
Attention – erreichen Sie in der Betreffzeile der Bewerbung, hier weisen Sie darauf hin für welche Stelle Sie sich bewerben.
Interest – können Sie in der Einleitung Ihres Anschreibens bekunden. Eine persönliche Ansprache ist dabei besonders zu beachten. Wenn Sie den/ die Ansprechpartner/in nicht kennen, kann ein Blick auf die Website oder ein Anruf beim Unternehmen helfen. Stellen Sie sich kurz vor, erklären Sie präzise, warum Sie die richtige Person für exakt diese Stelle sind, geben Sie einen inhaltlich stichhaltigen Überblick über Ihre Qualifikationen.
Desire – bekunden Sie im Hauptteil Ihres Anschreibens. Der Hauptteil bietet viel Raum um Ihre Qualifikationen, Ihr starkes Interesse, sowie Ihre persönliche Eignung für den neuen Job zu beschreiben. Zusätzlich können Sie die Möglichkeit nutzen und beschreiben, warum Sie genau dieses Unternehmen gewählt haben. Dabei können Sie sich auch an der Stellenausschreibung orientieren, welchen dieser Ansprüche werden Sie gerecht?
Action – Im Zuge des Schlussteils animieren Sie den Leser dazu, Sie zum Vorstellungsgespräch einzuladen. Erklären Sie kurz und knapp Ihr Interesse und Ihre Vorfreude auf ein persönliches Gespräch.
Beim Anschreiben geht es vor allem um Soft Skills und persönlichkeitsspezifische Vorzüge. Bei einer Bewerbungsmappe in Papierform wird das Anschreiben auf die
eigentliche Bewerbung gelegt. Manche Bewerbungsmappen weisen eine gesonderte Einsteckmöglichkeit für das Anschreiben auf.
2. Deckblatt
Ein Deckblatt ist kein Muss, wertet Ihre Bewerbungsmappe aber optisch auf. Es enthält den Bewerbungstitel, eventuell eine Inhaltsangabe oder eine Aussage zu Ihrer Kernkompetenz. Auch ein Bewerbungsfoto kann ins Layout eingearbeitet werden, auf ein Bild im Curriculum kann dann verzichtet werden.
3. Lebenslauf
Der Lebenslauf ist das Herzstück der Bewerbungsunterlagen, laut einer Studie macht dieser mehr als zwei Drittel (68 Prozent) einer Bewerbung aus. Auch hier gilt: Kurz und präzise.
Die grundsätzliche Funktion des Lebenslaufs ist eine chronologische, lückenlose Darstellung Ihrer bisherigen Erfahrungen und Qualifikationen.
Der Lebenslauf umfasst die Berufserfahrung, die schulische, berufliche und / oder universitäre Ausbildung und Zusatzqualifikationen, wie zum Beispiel Sprachkenntnisse oder IT-Kompetenzen. Meist wird ein tabellarisches Curriculum in chronologischer Reihenfolge gewählt. Jedoch können Sie auch eine umgekehrte, chronologische Reihenfolge verwenden, das heißt die letzte Berufserfahrung steht ganz oben.
4. Zusätzliche Option: Motivationsschreiben
Ob Sie ein Motivationsschreiben beilegen, ist Ermessenssache. Ursprünglich kommt dieser Zusatz, der auch als „Dritte Seite“ bezeichnet wird, aus der US-amerikanischen Bewerbungskultur. Ziel ist, besondere Qualifikationen aus dem Lebenslauf zu betonen und dadurch das Profil der Bewerber/innen zu schärfen.
Um Redundanz zu vermeiden, muss sich das Motivationsschreiben deutlich vom Anschreiben unterscheiden, sonst bringt es keinen Mehrwert. Eine potenzielle Schwachstelle der Dritten Seite ist, dass mitunter Sachverhalte aufgezählt werden, die ebenso Teil des Anschreibens sein könnten oder schon aus dem Lebenslauf hervorgehen. Das gilt es zu vermeiden. Ein Motivationsschreiben muss relevante Zusatzinformationen bieten.
5. Anlagen
Achten Sie hier besonders auf die Vorgaben in der Stellenausschreibungen. Zeigen Sie, dass Sie wissen, welche Zeugnisse wichtig und relevant sind.
Arbeitsproben sollten nur angehängt werden, wenn es gewünscht wird. Neben Arbeitszeugnissen können auch Praktikumszeugnisse und Nachweise zu ehrenamtlichen Tätigkeiten, sowie Empfehlungsschreiben wichtig sein. Die Reihenfolge der Anlagen entspricht den jeweiligen Qualifikationen oder Tätigkeiten im Lebenslauf.
Worauf noch zu achten ist: Schulzeugnisse sind ab einer Berufserfahrung von fünf Jahren absolut verzichtbar. Darüber hinaus achten Sie auf die Aktualität der Zeugnisse und den Bezug zur neuen Tätigkeit, demnach ergibt sich die Relevanz.
Klassische und digitale Bewerbungsmappe
Aus der Stellenanzeige selbst geht hervor, welche Einreichungsform gewünscht oder zumindest präferiert wird. Den vom Unternehmen formulierten Anforderungen ist genau zu entsprechen.
Bewerbungsmappe in Papierform
Im Handel sind Mappen mit unterschiedlichen Gestaltungen, Farben und Klemmtechniken erhältlich. Da man die persönlichen Präferenzen der entscheidenden Person in der Personalabteilung nicht kennt, ist es müßig, sich bei der Wahl der Mappe den Kopf zu zerbrechen – vertrauen Sie Ihrem Geschmack.
Nur so viel: Schnellhefter sind ein absolutes No-Go. Eine im Copyshop gebundene Bewerbung hingegen mag einen repräsentativen Eindruck machen; für Direktvergleiche oder Kopien bevorzugen einige Personaler/innen aber lose Blätter. Am besten ist also meist der Griff zu einer klassischen Bewerbungsmappe.
Bewerbungsmappe als PDF
PDF ist das Standardformat für digitale Bewerbungen. Mit gängigen Textverarbeitungsprogrammen lassen sich Dokumente als PDF speichern. Zusätzlich gibt es frei verfügbare Programme zur PDF-Bearbeitung. Meist sind alle Bestandteile der Bewerbungsmappe in ein einziges PDF-Dokument zu überführen. Oft gibt es eine Maximalgröße für die Datei. Diese Vorgaben lassen sich mit PDF-Apps leicht erfüllen.
Do´s and Dont’s
#1 Do
Seien Sie online präsent, vor allem die beruflichen Online-Netzwerke wie Xing oder LinkedIn bieten sich hierfür an. Das zeigt Unternehmen nicht nur Sozialkompetenzen, sondern auch zusätzliche, relevante Informationen. Achten Sie auf ein gut ausgefülltes, ansprechendes und professionelles Profil.
#2 Don‘t
Rechtschreibfehler, Namen von Entscheider/innen oder den Unternehmensnamen falsch schreiben. Achten Sie auf Details. Sprachliche Fehler können ausschlaggebend sein, Ihre Bewerbungsmappe direkt auf dem „Mit-Dank-zurück”-Stapel abzulegen.
#3 Do
Bereiten Sie sich gut auf das Vorstellungsgespräch vor, denn nur eine Einladung garantiert Ihnen nicht den Job. Lesen Sie Ihre Unterlagen noch einmal, Informieren Sie sich über das Unternehmen und beachten Sie den Dresscode. Kleiner Tipp: Üben Sie Ihre Selbstpräsentation, oft wird gefragt: „Erzählen Sie doch mal von sich.“ Seien Sie darauf vorbereitet.
Computergestützte Auswertung der Bewerbungsmappe
Manche Unternehmen setzen in Deutschland Künstliche Intelligenz (KI) für die Auswertung von digitalen Bewerbungsmappen ein, insbesondere für den Lebenslauf. Es kann sein, dass, noch bevor ein Mensch das Anschreiben liest, ein Computer-Programm den Lebenslauf auswertet.
Deshalb sollte der Lebenslauf für die Algorithmen eindeutig sein, was Einheitlichkeit bei den Datumsangaben und klare Angaben erfordert. Die Bezeichnungen für Abschlüsse oder Tätigkeiten sollten dem Branchenstandard entsprechen. Hilfreich ist, wenn Schlüsselwörter aus dem Anforderungsprofil im Curriculum auftauchen.
Fazit
Sorgfalt ist oberstes Gebot bei der Erstellung einer Bewerbungsmappe. Inhalt und Form müssen stimmen, damit Sie allen professionellen Standards entsprechen und Ihre individuelle Eignung optimal präsentieren. Dann haben Sie schon einen wichtigen Schritt in Richtung neuer Position getan.
Grundsätzlich gilt – machen Sie die Personaler: innen aufmerksam auf Ihre Motivation, erzeugen Sie Neugier und wiederholen Sie im Anschreiben nicht nur Ihren Lebenslauf. Werden Sie kreativ und verkaufen Sie sich interessant.